Trong những năm gần đây, Nhật Bản thành một điểm đến hấp dẫn đối với người Việt Nam. Trong nhiều lĩnh vực như du học, lao động và du lịch. Để có thể đặt chân đến đất nước này, điều quan trọng đầu tiên là bạn phải nắm rõ thủ tục xin visa đi Nhật. Nhiều người thường cảm thấy lo lắng vì quy trình này có vẻ phức tạp. Nhưng nếu bạn chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước dưới đây. Mọi việc sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Bước 1: Xác định loại visa cần xin
Trước tiên, bạn cần xác định mình thuộc diện nào để xin visa phù hợp. Nhật Bản có nhiều loại visa khác nhau.
Như visa du học, visa lao động, visa du lịch ngắn hạn, visa thăm thân, và visa kỹ năng đặc định. Việc xác định rõ loại visa sẽ giúp bạn biết chính xác mình cần chuẩn bị những gì.
Ví dụ, nếu bạn sang Nhật theo diện du học thì cần giấy báo nhập học của trường bên Nhật. Còn nếu đi lao động kỹ sư thì phải có hợp đồng lao động từ công ty Nhật. Trường hợp du lịch hoặc thăm thân sẽ yêu cầu thư mời, giấy bảo lãnh từ người thân.
Nhiều bạn thường nhầm lẫn giữa visa du học và visa kỹ năng đặc định, dẫn đến nộp sai hồ sơ và bị trả lại. Vì vậy, việc tìm hiểu kỹ ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh mất công làm lại.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ cho thủ tục xin visa đi Nhật
Hồ sơ xin visa đi Nhật thường gồm các giấy tờ sau.
- Hộ chiếu còn hạn
- Tờ khai xin visa theo mẫu
- Ảnh thẻ đúng chuẩn
- Giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi
- Giấy tờ chứng minh tài chính, cùng các giấy tờ liên quan khác tùy theo từng loại visa.
Chẳng hạn, khi xin visa du lịch, bạn cần cung cấp lịch trình tham quan chi tiết.
Giấy xác nhận đặt phòng khách sạn, vé máy bay khứ hồi và giấy chứng minh tài chính như sổ tiết kiệm hoặc sao kê ngân hàng. Trong khi đó, visa lao động yêu cầu hợp đồng lao động, giấy phép tuyển dụng và giấy chứng nhận năng lực.
Một mẹo nhỏ để hồ sơ của bạn có khả năng được chấp nhận cao hơn là photo công chứng tất cả giấy tờ quan trọng, sắp xếp theo đúng thứ tự trong hướng dẫn của Đại sứ quán. Việc trình bày rõ ràng, gọn gàng sẽ tạo ấn tượng tốt và giúp nhân viên xét duyệt dễ dàng kiểm tra.
Xem thêm:
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, bạn mang đến nộp tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh. Nếu bạn không ở hai thành phố này, có thể nộp qua các trung tâm được ủy quyền.
Khi nộp hồ sơ, bạn sẽ phải đóng một khoản phí theo quy định, mức phí tùy thuộc vào loại visa xin. Lưu ý, phí này sẽ không được hoàn lại dù hồ sơ của bạn có bị từ chối.
Một lưu ý quan trọng là bạn nên đến nộp hồ sơ sớm hơn so với lịch trình dự kiến ít nhất 1–2 tháng, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại rồi không kịp bổ sung. Ngoài ra, bạn cần ăn mặc lịch sự, giữ thái độ nghiêm túc khi giao tiếp với nhân viên tiếp nhận hồ sơ để tạo ấn tượng tốt.
Bước 4: Thủ tục xin visa đi Nhật: Theo dõi và chờ kết quả xét duyệt
Thời gian xét duyệt visa Nhật Bản thường kéo dài khoảng 5–7 ngày làm việc đối với visa ngắn hạn, trong khi visa du học hoặc lao động có thể mất nhiều thời gian hơn, từ 2–4 tuần. Trong giai đoạn này, bạn không nên sốt ruột mà liên tục gọi điện hỏi thăm, thay vào đó hãy kiên nhẫn chờ đợi.
Đôi khi, Đại sứ quán có thể yêu cầu bổ sung thêm giấy tờ để làm rõ thông tin. Đây là điều hoàn toàn bình thường nên bạn cần chuẩn bị sẵn sàng để cung cấp kịp thời. Một số trường hợp còn được yêu cầu đến phỏng vấn trực tiếp, đặc biệt là với visa du học và lao động.
Một mẹo nhỏ cho bước này là hãy giữ điện thoại luôn trong tình trạng liên lạc được. Thường xuyên kiểm tra email để không bỏ lỡ thông báo quan trọng. Có nhiều người vì không phản hồi kịp mà bị kéo dài thời gian xét duyệt. Hoặc thậm chí bị từ chối.
Bước 5: Nhận kết quả và kiểm tra visa sau khi hoàn tất thủ tục xin visa đi Nhật
Bước cuối cùng trong quá trình làm thủ tục xin visa đi Nhật. Khi có thông báo, bạn sẽ đến nơi đã nộp hồ sơ để nhận kết quả. Nếu được cấp visa, hãy kiểm tra kỹ thông tin trên visa. Bao gồm họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, thời hạn và loại visa. Nếu phát hiện sai sót, bạn cần báo ngay để được điều chỉnh.
Sau khi có visa, bạn có thể yên tâm đặt vé máy bay và chuẩn bị hành trình của mình. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc có visa không đồng nghĩa chắc chắn bạn sẽ được nhập cảnh vào Nhật.
Khi làm thủ tục nhập cảnh, nhân viên hải quan vẫn có quyền từ chối nếu thấy bạn không đáp ứng đúng mục đích chuyến đi.
Một lời khuyên hữu ích là bạn nên mang theo bản in vé máy bay khứ hồi, xác nhận khách sạn hoặc thư mời từ người thân để chứng minh mục đích nhập cảnh rõ ràng. Điều này giúp bạn dễ dàng vượt qua vòng kiểm tra tại sân bay Nhật Bản.
Xem thêm:
Những lưu ý khi tham gia chương trình
Cử nhân Việt làm việc tại Châu Âu
Cơ hội định cư tại Đức khi đi chương trình
Lời kết
Thủ tục xin visa đi Nhật tuy có nhiều bước nhưng nếu bạn nắm rõ quy trình và chuẩn bị chu đáo thì việc được cấp visa sẽ không còn quá khó khăn.
Hãy nhớ rằng: xác định đúng loại visa, chuẩn bị hồ sơ chính xác, nộp đúng nơi.
Theo dõi kết quả cẩn thận và kiểm tra kỹ thông tin khi nhận visa.
Nhiều bạn thường bị từ chối chỉ vì những lỗi nhỏ. Như ảnh không đúng chuẩn, hồ sơ thiếu giấy tờ chứng minh tài chính hoặc khai sai mục đích chuyến đi.
Vì vậy, sự cẩn thận và kiên nhẫn là chìa khóa giúp bạn thành công trong quá trình làm thủ tục xin visa đi Nhật.
Hy vọng rằng với hướng dẫn chi tiết này. Bạn sẽ dễ dàng hoàn thành thủ tục xin visa đi Nhật trong năm 2025. Một hành trình mới với nhiều trải nghiệm thú vị tại xứ sở hoa anh đào đang chờ đón bạn phía trước. Hãy chuẩn bị ngay từ hôm nay để không bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời này!
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NHÂN LỰC VIỆT PHÁT
Địa chỉ: Số 20-21 Lô D28, KĐT Geleximco, Lê Trọng Tấn, Hà Đông, Hà Nội
Hotline: 0963 620 330
Email: nhanlucvietphat25@gmail.com
Fanpage: Nhân Lực Việt Phát
